Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die AIRCONIC GmbH im Rahmen ihrer Geschäftsprozesse.
1. Verantwortlicher und Kontakt
AIRCONIC GmbH
Lange Str. 18
34260 Kaufungen
Deutschland
Telefon: +49 5605 3057903
E-Mail: mail@airconic.de
Datenschutzkontakt: datenschutz@airconic.de
Für Datenschutzfragen und die Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns über den Datenschutzkontakt oder unsere Postanschrift.
2. Website, Sicherheit und Cookies
Beim Aufruf unserer Websites verarbeiten wir IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse sowie übermittelte Browser- und Betriebssystemangaben. Dies dient der Auslieferung der Inhalte, Fehlerbehebung, Sicherheit und serverseitigen Nutzungsstatistik. Grundlage ist Artikel 6 Absatz 1 (f) der Datenschutz-Grundverordnung; unsere berechtigten Interessen sind ein sicherer, verfügbarer und bedarfsgerechter Betrieb. Technische Zugriffs- und Fehlerprotokolle werden nach 30 Tagen gelöscht. Nutzungsstatistiken liegen danach nur noch anonym vor.
Erforderliche Sitzungscookies ermöglichen Anmeldung und Zugriffsfreigaben im Serviceportal. Die Cookies gelten für die Browsersitzung. Interne Anmeldungen enden nach vier Stunden Inaktivität, spätestens nach 24 Stunden. Unbedingt notwendige Zugriffe auf Ihr Endgerät beruhen auf § 25 Absatz 2 Nummer 2 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes, die personenbezogene Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 (b) beziehungsweise (f) der Datenschutz-Grundverordnung für die angeforderte Funktion und ihren Schutz.
3. Anfragen, Verträge und Termine
Bei Websiteanfragen ordnen wir, soweit erkennbar, eine grobe Herkunft wie E-Mail, Suche, soziale Medien oder einen KI-Dienst zu. Dafür wird nur eine feste Kategorie mit der Anfrage in unserem Serviceportal gespeichert. Die Kategorie kann über interne Seitenlinks weitergegeben werden. Dabei verwenden wir keine individuellen Klickkennungen, Cookies oder Browser-Speicher und übermitteln diese Herkunftsangaben nicht an Google oder andere Werbedienste. Die Einordnung ist ein Hinweis, kein verifizierter Herkunftsnachweis.
Wir verarbeiten Stamm-, Kontakt-, Kommunikations-, Auftrags-, Leistungs-, Rechnungs- und Zahlungsdaten zur Beratung, Angebotserstellung, Vertragsabwicklung, Terminorganisation und Buchhaltung. Im Konfigurator gehören dazu Name, Anschrift, Telefon, E-Mail und Angaben zu Räumen, Fläche, Geräten und Budget. Die Bereitstellung ist freiwillig; ohne die jeweils erforderlichen Angaben können wir die Anfrage, Buchung oder Leistung nicht bearbeiten.
Grundlagen sind Artikel 6 Absatz 1 (b) der Datenschutz-Grundverordnung für vorvertragliche Maßnahmen und Verträge sowie Artikel 6 Absatz 1 (c) der Datenschutz-Grundverordnung für gesetzliche Pflichten, insbesondere nach Handels- und Steuerrecht. Für geschäftliche Ansprechpartner und die interne Bearbeitungs- und Kapazitätsplanung gilt Artikel 6 Absatz 1 (f) der Datenschutz-Grundverordnung; unsere Interessen sind verlässliche Geschäftskommunikation, Auftragsbearbeitung und Betriebsorganisation. Geschäftliche Kontakt- und Auftragsdaten erhalten wir gegebenenfalls auch von Ihrem Unternehmen oder Auftraggeber.
4. Adressprüfung und Einsatzgebiet
Über Google Maps Platform übermitteln wir Anschrift beziehungsweise Koordinaten serverseitig zur Adressprüfung, Fahrstreckenberechnung und Einsatzplanung. Grundlage ist Artikel 6 Absatz 1 (b) der Datenschutz-Grundverordnung, soweit für die angefragte Leistung erforderlich, ansonsten unser berechtigtes Interesse an verlässlicher Einsatzplanung nach Artikel 6 Absatz 1 (f) der Datenschutz-Grundverordnung. Die berechnete Fahrstrecke wird automatisch mit unserem Einsatzradius verglichen. Das Ergebnis kann eine Terminbucheinladung oder Absage auslösen. Sie können uns zur Prüfung Ihrer Anfrage kontaktieren. Für die Maps-Funktionen gelten die Google-Maps-Nutzungsbedingungen und die Google-Datenschutzerklärung.
5. Serviceportal und digitales Anlagenlogbuch
Arbeits-, Wartungs- und Inbetriebnahmeberichte enthalten je nach Vorgang Geräte- und Standortdaten, Messwerte, Arbeiten, Fotos, Namen und Unterschriften. Wir verarbeiten diese zur Leistungserbringung und Dokumentation nach Artikel 6 Absatz 1 (b) der Datenschutz-Grundverordnung, bei geschäftlichen Ansprechpartnern auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an ordnungsgemäßer Auftragsdokumentation nach Artikel 6 Absatz 1 (f) der Datenschutz-Grundverordnung. Gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnungen beruhen auf Artikel 6 Absatz 1 (c) der Datenschutz-Grundverordnung, insbesondere in Verbindung mit der europäischen Verordnung 2024/573 über fluorierte Treibhausgase.
Über den Code am Außengerät erreichen Sie die Anlagenhistorie. Vollständige Berichte sind erst nach Verifizierung über die hinterlegte Kunden-E-Mail-Adresse abrufbar. Für Bereitstellung und Missbrauchsschutz verarbeiten wir Anlagenkennung, hinterlegte E-Mail-Adresse sowie Bestätigungs-, Sitzungs- und Abrufdaten. Grundlage sind die oben genannte Vertragserfüllung und unser berechtigtes Interesse am Schutz vor unberechtigtem Zugriff.
6. Empfänger und Übermittlungen ins Ausland
Zugriff erhalten die jeweils zuständigen Beschäftigten und, soweit für ihre Aufgabe erforderlich, folgende Empfängerkategorien:
| Empfänger und Sitz | Aufgabe und betroffene Daten |
|---|---|
| Hosting und E-Mail-Dienste Deutschland | Betrieb der Websites, des Serviceportals und der E-Mail-Postfächer; dort verarbeitete Inhalts-, Kontakt-, Nutzungs- und technische Daten. Dazu gehören E-Mail-Inhalte und Verbindungsdaten beim Senden, Empfangen und Speichern von E-Mails. |
| Cloud-Kundenverwaltung und Buchhaltung Deutschland | Angebote, Rechnungen und Buchhaltung; Stamm-, Kontakt-, Auftrags-, Beleg- und gegebenenfalls Bank- und Zahlungsdaten. |
| Cloud-Kalender und Terminverwaltung Irland | Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, Terminzeiten und Fahrstrecke zur Terminorganisation. |
| Karten-, Adress- und Routendienst Irland | Anschrift beziehungsweise Koordinaten zur Adressprüfung, Fahrstreckenberechnung und Einsatzplanung. |
| Beauftragte Fachbetriebe, Steuerberatung, Banken und Zahlungsdienstleister, zuständige Behörden | Die für die jeweilige Leistungsabwicklung, Beratung, Zahlung oder gesetzliche Aufgabe erforderlichen Daten. |
Bei Kalender- und Kartendiensten können Daten auch außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den Vereinigten Staaten, verarbeitet werden. Der Kalenderanbieter Apple Distribution International Limited, Irland, nennt für Daten von Personen im Europäischen Wirtschaftsraum Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und erläutert internationale Verarbeitung und den Zugang zu Kopien in seinen Datenschutzinformationen. Google erläutert Übermittlungen an zertifizierte Empfänger in den Vereinigten Staaten auf Grundlage des Datenschutzrahmens zwischen der Europäischen Union und den Vereinigten Staaten und Standardvertragsklauseln in seinen Übermittlungsinformationen. Weitere Informationen zu Empfängern und den einschlägigen Garantien erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt.
7. Bewerbungen
Bewerbungs- und Kontaktdaten sowie eingereichte Unterlagen verarbeiten die mit der Auswahl befassten Personen zur Entscheidung über ein Beschäftigungsverhältnis. Grundlage ist § 26 Absatz 1 des Bundesdatenschutzgesetzes. Ohne die für die Bewerbung erforderlichen Angaben ist eine Prüfung nicht möglich. Bei einer Einstellung übernehmen wir die benötigten Daten in die Personalverwaltung.
8. Speicherdauer und Löschung
| Daten | Dauer oder Löschkriterium |
|---|---|
| Technische Zugriffs- und Fehlerprotokolle | 30 Tage |
| Nicht weiterverfolgte Anfragen | 30 Tage nach Einstellung der Bearbeitung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Dies umfasst zugehörige Archivkopien, E-Mails, Kalendereinträge und Sicherungen |
| Abgelehnte Bewerbungen | 30 Tage nach endgültiger Absage, sofern kein konkreter Rechtsstreit eine weitere Aufbewahrung erfordert |
| Portal- und Anlagenunterlagen | Solange für laufende Aufträge, vereinbarte Betreuung oder gesetzliche Dokumentation erforderlich; danach Löschung innerhalb von 30 Tagen, soweit keine Aufbewahrungspflicht oder noch erforderliche Anspruchssicherung entgegensteht |
| Gesetzlich vorgeschriebene Anlagenaufzeichnungen | Mindestens 5 Jahre nach Artikel 7 der europäischen Verordnung 2024/573 über fluorierte Treibhausgase |
| Rechnungen und Buchungsbelege | 8 Jahre |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Bücher und Jahresabschlüsse | 10 Jahre |
Die handels- und steuerrechtlichen Fristen (§ 147 der Abgabenordnung, § 257 des Handelsgesetzbuches und § 14b des Umsatzsteuergesetzes) beginnen grundsätzlich mit dem Ende des maßgeblichen Kalenderjahres. Gesetzliche Verlängerungen bleiben vorbehalten.
Eine darüber hinaus erforderliche Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter Rechtsansprüche beruht auf Artikel 6 Absatz 1 (f) der Datenschutz-Grundverordnung und endet, sobald dieser Zweck entfällt. Aufbewahrungspflichtige Daten werden nur noch für die verbleibenden Zwecke verarbeitet.
9. Ihre Rechte
Nach den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft und Kopie, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt. Wenden Sie sich hierfür an unseren Datenschutzkontakt.
Widerspruch: Gegen Verarbeitungen nach Artikel 6 Absatz 1 (f) der Datenschutz-Grundverordnung können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Wir beenden die Verarbeitung, sofern keine überwiegenden zwingenden schutzwürdigen Gründe oder erforderliche Rechtsansprüche entgegenstehen.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthalts- oder Arbeitsort oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für AIRCONIC zuständig ist:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Beschwerde und Kontakt
Stand: 30. Oktober 2026.